Niezapłacona faktura, co zrobić krok po kroku

Niezapłacona faktura od firmy to sprawa z jasną kolejnością: przypomnienie, wezwanie z terminem, pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym, nakaz zapłaty i komornik. Od pierwszego dnia po terminie należą ci się odsetki handlowe i rekompensata. Wpisz fakturę, a pokażemy, który krok zrobić dziś.

Pierwsze dni po terminie

Co się dzieje z fakturą w chwili, gdy mija termin

Termin płatności z faktury albo z umowy to dzień, w którym kontrahent miał zapłacić. Od następnego dnia jest w opóźnieniu, a ty, jeśli obie strony prowadzą działalność gospodarczą i faktura dotyczy dostawy towaru albo usługi, masz do czynienia z transakcją handlową w rozumieniu ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Z tego jednego faktu wynikają trzy rzeczy, o których wiele firm nie pamięta. Po pierwsze, należą ci się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (art. 7 ustawy), wyższe niż zwykłe odsetki ustawowe. Po drugie, bez żadnego dodatkowego wezwania przysługuje ci rekompensata za koszty odzyskiwania należności (art. 10). Po trzecie, od dnia wymagalności biegnie termin przedawnienia, który kiedyś się skończy, niezależnie od tego, ile wezwań wyślesz.

Nie musisz od razu iść do sądu. Musisz za to wiedzieć, ile czasu masz, ile naprawdę wynosi dług i jaki jest następny krok. Tym zajmuje się sprawa w DłużnikBiz: wpisujesz numer faktury, kwotę, termin i NIP dłużnika, a oś czasu pokazuje wszystkie daty i kwoty od razu.

Magazyn hurtowni z paletami towaru i teczką dokumentów dostawy na wózku — Dowodem w sprawie jest nie tylko faktura, ale też zamówienie, dokument dostawy i korespondencja z kontrahentem.

Kolejność działań

Sześć kroków od faktury po terminie do odzyskania pieniędzy

Ta kolejność sprawdza się w większości spraw między firmami. Możesz ją skrócić, gdy kontrahent przestał się odzywać, albo zatrzymać w każdej chwili, gdy zapłaci.

1
Sprawdź dokumenty

Zbierz fakturę, zamówienie albo umowę, potwierdzenie dostawy lub odbioru prac i maile z kontrahentem. Sprawdź, czy faktura dotarła do dłużnika, bo od tego zależy m.in. termin z ustawy o transakcjach handlowych.
2
Przypomnij krótko

Uprzejmy mail albo telefon w pierwszym tygodniu. Wiele opóźnień to zgubiony przelew albo faktura, która utknęła w obiegu dokumentów u klienta.
3
Wyślij wezwanie z ostrzeżeniem

Pismo z kwotą główną, odsetkami do dnia wezwania, rekompensatą i terminem, zwykle 7 dni. Wezwanie jest też informacją o próbie pozasądowego rozwiązania sporu, którą musisz podać w pozwie.
4
Zaproponuj ugodę, jeśli ma sens

Gdy dłużnik chce płacić, ale nie ma z czego, ugoda ratalna z klauzulą natychmiastowej wymagalności jest lepsza niż proces. Uznanie długu w ugodzie przerywa bieg przedawnienia.
5
Złóż pozew w EPU

Elektroniczne postępowanie upominawcze kosztuje czwartą część zwykłej opłaty i kończy się nakazem zapłaty bez rozprawy. Pozew przerywa przedawnienie.
6
Nakaz, klauzula, komornik

Gdy dłużnik nie wniesie sprzeciwu w dwa tygodnie, nakaz się uprawomocnia. Z klauzulą wykonalności to tytuł wykonawczy, z którym składasz wniosek do komornika.

Szczegóły każdego etapu opisujemy osobno: jak wygląda pozew w EPU i ile kosztuje, co oznacza nakaz zapłaty i ile czasu ma dłużnik na sprzeciw oraz jak przebiega cała windykacja sądowa od pozwu do egzekucji.

Ile naprawdę wynosi dług

Kwota z faktury to dopiero początek

Dłużnik, który zapłaci z opóźnieniem, powinien zapłacić więcej niż kwotę z faktury. Do kwoty głównej dochodzą dwie pozycje wynikające wprost z ustawy.

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

Ich stopa to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych (art. 4 pkt 3 ustawy). Stopę bierze się z 1 stycznia dla pierwszego półrocza i z 1 lipca dla drugiego, więc w ciągu półrocza odsetki się nie zmieniają, nawet gdy Rada Polityki Pieniężnej zmieni stopy. Odsetki liczysz dzień po dniu od dnia następującego po terminie płatności do dnia zapłaty.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności

Rekompensata to stała kwota w euro, przeliczana na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Należy się bez wezwania i bez wykazywania kosztów, z samego faktu opóźnienia w transakcji handlowej.

Wartość świadczenia	Rekompensata
do 5 000 zł	40 euro
ponad 5 000 zł i poniżej 50 000 zł	70 euro
od 50 000 zł	100 euro

Przykład liczony jawnie

Faktura 8 400 zł, termin 31 sierpnia 2026 r.

Dni po terminie na 17 października: 47
Stopa w drugim półroczu 2026 r.: 3,75 + 10 = 13,75 procent
Odsetki (8 400 × 13,75% × 47 / 365): 148,73 zł
Rekompensata 70 euro (70 × 4,3264): 302,85 zł

Kurs w przykładzie to średni kurs NBP z 31 sierpnia 2026 r., ostatniego dnia roboczego przed wymagalnością. W sprawie kurs pobieramy z tabel NBP dla twojej daty wymagalności, a każdą pozycję rozpisujemy.

Czas działa przeciwko tobie

Przedawnienie liczy się od dnia wymagalności, nie od ostatniego maila

Faktura za usługę wystawiona w ramach działalności daje ci trzy lata (art. 118 Kodeksu cywilnego), a faktura za towar sprzedany przez firmę tylko dwa (art. 554). W obu przypadkach koniec terminu wypada na ostatni dzień roku kalendarzowego.

To daje dwa praktyczne wnioski. Faktura za towar z terminem w marcu 2025 r. przedawni się 31 grudnia 2027 r., a nie w marcu. Ale jeśli zostawisz pozew na grudzień, ryzykujesz, że coś pójdzie nie tak w ostatnich dniach roku. Przedawnione roszczenie nie znika, tylko dłużnik może podnieść zarzut i uchylić się od zapłaty (art. 117 § 2).

Wezwania, telefony i obietnice zapłaty nie zatrzymują zegara. Zatrzymują go dopiero kroki z art. 123: pozew albo inny wniosek do sądu czy komornika, mediacja i uznanie długu przez dłużnika, choćby w podpisanej ugodzie. Więcej przykładów dat i pułapek opisujemy na stronie o tym, jak działa przedawnienie faktury.

Podatki

Nie płać VAT od pieniędzy, których nie dostałeś dłużej niż trzeba

Wystawiając fakturę, odprowadziłeś VAT, choć klient nie zapłacił. Ustawa o VAT pozwala to naprawić: po 90 dniach od terminu płatności wierzyciel może skorygować podatek należny w ramach ulgi na złe długi (art. 89a), jeśli spełnia warunki tego przepisu. Podobne rozwiązanie istnieje w podatkach dochodowych.

Dziewięćdziesiąt dni policzysz od terminu płatności widocznego w sprawie. Samą korektę robisz w swojej księgowości, bo to decyzja podatkowa twojej firmy.

Co z zatrzymaniem kolejnych dostaw

Jeśli umowa z kontrahentem przewiduje wstrzymanie dostaw przy zaległościach, to najskuteczniejsze narzędzie, jakie masz. Bez takiego zapisu ostrożnie z odmową wykonania zamówień, bo możesz narazić się na roszczenia drugiej strony. Przed kolejną dostawą dla firmy, która już zalega, zawsze sprawdź jej status w rejestrach.

Kogo poprosić o pomoc

Samodzielnie, z kancelarią czy z windykatorem

Wybór zależy od kwoty, od tego, czy dłużnik kwestionuje fakturę, i od tego, ile takich spraw masz w roku.

Sytuacja	Co zwykle wystarcza	Kiedy potrzebny jest prawnik
Dłużnik milczy, faktury nie kwestionuje	wezwanie, pozew w EPU, komornik, prowadzone samodzielnie	zwykle nie jest potrzebny
Dłużnik obiecuje, ale nie płaci	ugoda ratalna z uznaniem długu, potem pozew przy pierwszym opóźnieniu raty	przy dużych kwotach i zabezpieczeniach
Dłużnik zgłasza wady lub potrącenie	dokumentacja odbioru i korespondencji	tak, spór będzie merytoryczny
Dłużnik w innym kraju UE	europejski nakaz zapłaty	gdy dłużnik wniesie sprzeciw
Dłużnik w upadłości	zgłoszenie wierzytelności syndykowi w 30 dni	przy sporze o kategorię zaspokojenia

DłużnikBiz jest dla pierwszych dwóch wierszy, czyli większości spraw firmowych. Kreatory przygotowują treść pism i dane do portalu sądu, a firma składa je sama. W sprawie spornej mówimy wprost, że warto oddać ją prawnikowi.

Co pokazuje sprawa faktury

przykład interfejsu

Dni po terminie i krok, który warto zrobić teraz
Odsetki handlowe z rozpisaniem okresów i stóp NBP
Data przedawnienia i ostatni bezpieczny termin na pozew
Wezwanie z ostrzeżeniem, ugoda i pozew z danych faktury
Dłużnik z KRS albo CEIDG, status VAT i wpis w KRZ
Przypomnienia mailem na 7, 3 i 1 dzień przed terminem

Jedna faktura, jedna sprawa

Wpisz dane raz, a każde kolejne pismo weźmie je ze sprawy

Bez przepisywania kwot i dat do każdego pisma osobno. Gdy dłużnik zapłaci, oznaczasz sprawę jako zapłaconą i przypomnienia się kończą. Plan Faktura obejmuje do 10 spraw naraz, plan Sąd dodaje kreator pozwu i wniosek do komornika.

Zobacz plany i limity

Pytania

Częste pytania o niezapłacone faktury

Ile czasu czekać po terminie, zanim zacznę działać?

Nie ma przepisu, który każe czekać. Odsetki należą się od pierwszego dnia po terminie, a rekompensata od dnia, w którym nabywasz prawo do odsetek. W praktyce krótkie przypomnienie wysyła się w pierwszym tygodniu, a wezwanie z terminem po dwóch, trzech tygodniach.

Czy mogę doliczyć do faktury koszty upomnień?

Tak, w postaci stałej rekompensaty. Przy transakcji handlowej należy ci się równowartość 40, 70 albo 100 euro, w zależności od kwoty faktury, i nie musisz pokazywać rachunków za upomnienia (art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Wyższe, rzeczywiste koszty możesz dochodzić ponad tę kwotę, jeśli je udokumentujesz.

Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?

Nie. Bieg przedawnienia przerywa dopiero czynność przed sądem (np. pozew), uznanie długu przez dłużnika albo wszczęcie mediacji (art. 123 Kodeksu cywilnego). Samo pismo do kontrahenta nie przesuwa terminu.

Co z VAT od faktury, której nikt nie zapłacił?

Gdy od terminu płatności minie 90 dni, ustawa o VAT pozwala odzyskać podatek odprowadzony od takiej faktury przez korektę w ramach ulgi na złe długi (art. 89a), jeśli spełnisz warunki tego przepisu. Decyzję warto omówić z księgową, bo dłużnik musi wtedy skorygować odliczenie.

Czy DłużnikBiz wyśle wezwanie za mnie?

Nie. Kreator przygotowuje treść wezwania z danych faktury, odsetkami i rekompensatą, a ty wysyłasz je sam, mailem albo listem poleconym. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, co i kiedy trafia do kontrahenta.

Kiedy niezapłacona faktura się przedawnia?

Faktura za usługę zwykle po trzech latach, za sprzedaż towarów w ramach działalności po dwóch latach. Termin liczy się od dnia wymagalności, a jego koniec przypada na 31 grudnia (art. 118 i art. 554 Kodeksu cywilnego).

Sprawdź, co zrobić z tą fakturą dziś

NIP dłużnika, kwota i termin z faktury. Zobaczysz odsetki, rekompensatę, datę przedawnienia i następny krok.

Kreatory przygotowują treść pism z danych sprawy. Pisma składasz i wysyłasz sam, DłużnikBiz nie jest kancelarią i nie reprezentuje cię przed sądem.