Odzyskiwanie długów bez umowy od firmy, która zamówiła mailem lub telefonicznie
Brak podpisanej umowy nie przekreśla długu. Między firmami umowa zawarta mailem, w komunikatorze albo przez telefon jest ważna, a dowodzisz jej dowolnym dokumentem: zamówieniem, WZ, protokołem odbioru, fakturą z dowodem doręczenia. Bezsporną kwotę odzyskasz w EPU bez dołączania papierów, sporną w zwykłym pozwie z kompletem dowodów.
Wpisz kwotę faktury i termin płatności. Zobaczysz odsetki, rekompensatę i datę przedawnienia, także gdy umowy na piśmie nie ma.
Ważność umowy
Umowa bez podpisu między firmami jest ważna
Kodeks cywilny nie wymaga formy pisemnej dla zwykłych umów handlowych: sprzedaży towaru, zlecenia, umowy o dzieło, usługi transportowej. Umowa powstaje, gdy kontrahent przyjmuje ofertę, a przyjęcie może nastąpić mailem, w odpowiedzi na wycenę, przez komunikator, telefonicznie albo po prostu przez odebranie towaru i korzystanie z niego (art. 60 KC).
Przepis, który utrudnia dowodzenie umów zawartych bez pisma (art. 74 § 1 KC), w ogóle nie dotyczy relacji między przedsiębiorcami. Wyłącza go art. 74 § 4. Oznacza to, że sąd w sprawie dwóch firm przyjmie każdy dowód: mail, SMS, wiadomość w komunikatorze, dokument dostawy i przelew.
Forma pisemna jest konieczna tylko przy kilku umowach, na przykład przy przelewie wierzytelności z dokumentu, poręczeniu czy umowie deweloperskiej. Przy fakturze za towar albo usługę brak podpisanego dokumentu to problem dowodowy, a nie prawny.
Siła dowodów bez umowy
od najmocniejszych| Zapłata części faktury | mocny, dłużnik uznał zobowiązanie, częściowa wpłata przerywa też przedawnienie |
|---|---|
| Mail lub pismo z obietnicą zapłaty | mocny, uznanie długu, kwota i termin w słowach dłużnika |
| WZ, CMR, protokół z podpisem odbiorcy | mocny, pokazuje, że świadczenie zostało wykonane i przyjęte |
| Mail lub wiadomość z zamówieniem | średni, pokazuje, kto zamówił i co, ale nie że odebrał |
| Faktura z dowodem doręczenia | średni, pokazuje kwotę i termin, sama nie dowodzi umowy |
| Wcześniejsze przelewy za podobne zlecenia | pomocniczy, potwierdza stałą współpracę i ceny |
| Zeznania pracownika | pomocniczy, w sprawie gospodarczej tylko uzupełniająco |
Kolejność kroków
Pięć kroków, gdy firma nie płaci, a umowy na piśmie nie ma
-
1
Zabezpiecz korespondencję
Wyeksportuj maile z zamówieniem razem z nagłówkami, zrób zrzuty wiadomości z komunikatora z datą i numerem nadawcy. Zrób to teraz, zanim ktoś usunie konto albo zmieni telefon.
-
2
Złóż teczkę dowodów wykonania
WZ, list przewozowy, protokół odbioru, zdjęcia z montażu, potwierdzenie przekazania plików albo dostępu. Dla sądu wykonanie świadczenia jest ważniejsze niż samo zamówienie.
-
3
Doręcz fakturę tak, żeby dało się to udowodnić
Faktura w KSeF ma datę otrzymania z systemu. Faktura wysłana poza KSeF potrzebuje potwierdzenia: maila zwrotnego, odpowiedzi kontrahenta albo listu poleconego.
-
4
Wyślij wezwanie, które prowokuje odpowiedź
Wymień w wezwaniu datę zamówienia, sposób przyjęcia i dowód odbioru. Każda odpowiedź dłużnika („zapłacimy w przyszłym miesiącu”, „towar był wadliwy”) to dowód, że wiedział o umowie.
-
5
Wybierz tryb sądowy według tego, czy dług jest sporny
Bezsporna kwota idzie do EPU, gdzie dokumentów się nie dołącza. Gdy kontrahent zaprzecza zamówieniu, od razu zwykły pozew z kompletem dowodów, bo w sprawie gospodarczej spóźnione dowody przepadają.
Wybór drogi
Który tryb sądowy wybrać przy długu bez umowy
Brak umowy zamyka w praktyce tylko jedną drogę, postępowanie nakazowe z art. 485 § 2a KPC, które wymaga przedstawienia umowy. Pozostałe tryby są otwarte.
| Tryb | Kiedy pasuje | Co z dokumentami | Opłata |
|---|---|---|---|
| Pozew w EPU | Kontrahent milczy albo przyznaje dług, ale nie płaci | Tylko opisujesz dowody, nie dołączasz ich | Jedna czwarta zwykłej opłaty, nie mniej niż 30 zł |
| Postępowanie upominawcze w sądzie | Gdy chcesz złożyć pozew papierowo albo przez Portal Informacyjny z dokumentami | Dołączasz dokumenty, nie musi to być umowa | Pełna opłata stosunkowa |
| Postępowanie nakazowe | Gdy masz rachunek zaakceptowany przez dłużnika albo jego pisemne uznanie długu po wezwaniu | Dokument z art. 485 KPC, bez umowy tylko akceptacja albo uznanie | Jedna czwarta przy wniesieniu, nakaz od razu jest tytułem zabezpieczenia |
| Zwykły pozew o zapłatę | Kontrahent zaprzecza, że zamówił, albo kwestionuje zakres lub jakość | Wszystkie dowody w pozwie, w sprawie gospodarczej później przepadają | Pełna opłata stosunkowa |
Najprostszy dokument, który otwiera tryb nakazowy bez umowy, to uznanie długu. Jeśli po wezwaniu kontrahent odpisze na piśmie, że kwotę uznaje i zapłaci w ratach, masz podstawę do nakazu zapłaty, który komornik może wykonać jako zabezpieczenie jeszcze przed prawomocnością.
Typowe sprawy
Komu najczęściej nie płacą firmy bez podpisanej umowy
Agencja i freelancer B2B
Projekt przyjęty mailem po wycenie, pliki przekazane, faktura bez odpowiedzi. Dowodem są wycena z akceptacją, link do przekazanych plików i logi dostępu klienta.
Podwykonawca budowlany
Roboty dodatkowe zlecone ustnie na budowie. Pomagają wpisy w dzienniku budowy, protokół odbioru częściowego, zdjęcia z datą i maile kierownika.
Przewoźnik
Zlecenie transportowe przez giełdę albo komunikator, bez umowy ramowej. Zlecenie, CMR z podpisem odbiorcy i potwierdzenie rozładunku wystarczają. Roszczenia z przewozu przedawniają się po roku.
Hurtownia i producent
Stały odbiorca zamawia telefonicznie, a towar odbiera kierowca. Podpisane WZ, historia przelewów za wcześniejsze dostawy i uzgodnione ceny z cennika odbiorcy.
Kwoty i terminy
Odsetki, rekompensata i przedawnienie należą się także bez umowy
Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych dotyczy każdej umowy między firmami, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru albo usługi, bez względu na formę. Dlatego bez podpisanej umowy masz prawo do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych i do rekompensaty 40, 70 albo 100 euro według wysokości długu.
Kłopot pojawia się przy terminie płatności. Gdy strony go nie uzgodniły, odsetki należą się po upływie 30 dni od doręczenia faktury i wykonania świadczenia (art. 7 ust. 2 tej ustawy). Dlatego dowód doręczenia faktury jest tu tak ważny: od niego liczysz odsetki.
Przedawnienie biegnie jak przy umowie pisemnej: dwa lata przy sprzedaży, zwykle trzy przy usługach, z końcem roku kalendarzowego. Mail dłużnika z prośbą o rozłożenie na raty albo częściowa wpłata przerywa bieg i liczysz go od nowa. Szczegóły na stronie o tym, kiedy następuje przedawnienie faktury.
Samodzielnie czy z pomocą
Kiedy sprawę bez umowy poprowadzisz sam, a kiedy potrzebny jest pełnomocnik
Gdy kontrahent nie kwestionuje, że zamówił, a tylko nie płaci, sprawa bez umowy niczym nie różni się od zwykłej niezapłaconej faktury. Wezwanie i pozew w EPU firma przygotuje sama, a koszty ograniczą się do opłaty sądowej.
Gdy dłużnik twierdzi, że zamówienia nie było albo że zgodził się na inną cenę, spór przeniesie się do zwykłego procesu, w którym liczy się układ dowodów i przekonujący opis stanu faktycznego. Tu zwykle opłaca się radca prawny albo adwokat, a koszty zastępstwa według stawek minimalnych zwróci przegrany dłużnik. Jak porównać takie oferty, opisuje poradnik firma windykacyjna czy kancelaria.
Pytania
Pytania o odzyskiwanie długów bez umowy
Kiedy sprawa trafi już do sądu, przebieg od pozwu do komornika opisuje strona windykacja sądowa.
Czy można odzyskać dług bez umowy?
Tak. Między przedsiębiorcami umowa sprzedaży, zlecenia czy o dzieło nie wymaga formy pisemnej i jest ważna także wtedy, gdy zawarto ją mailem, przez komunikator albo telefonicznie. Przepisu o formie pisemnej dla celów dowodowych nie stosuje się w relacjach między firmami (art. 74 § 4 Kodeksu cywilnego), więc dowodzisz umowy każdym dokumentem: mailem z zamówieniem, dokumentem WZ, protokołem odbioru, przelewem zaliczki.
Jak udowodnić dług bez umowy pisemnej?
Złóż w jedną teczkę wszystko, co pokazuje, że kontrahent zamówił, odebrał i wiedział o kwocie: mail albo wiadomość z zamówieniem, ofertę z jego akceptacją, WZ lub list przewozowy z podpisem odbiorcy, protokół odbioru, fakturę z dowodem doręczenia, wcześniejsze przelewy za podobne zlecenia i korespondencję o terminie zapłaty. Każdy z tych dokumentów osobno jest słaby, razem tworzą zwykle pełny dowód.
Czy mail z zamówieniem wystarczy jako dowód w sądzie?
Mail z zamówieniem jest dokumentem w rozumieniu Kodeksu cywilnego (forma dokumentowa, art. 77² KC) i sąd go przyjmie. Sam w sobie potwierdza jednak tylko złożenie zamówienia. Żeby wygrać, dołącz dowód wykonania, na przykład podpisane WZ, protokół albo potwierdzenie odbioru, oraz fakturę z dowodem doręczenia. Wydruk maila warto uzupełnić plikiem z nagłówkami, gdyby dłużnik zaprzeczył, że go wysłał.
Czy w EPU trzeba mieć umowę?
Nie. W elektronicznym postępowaniu upominawczym nie dołączasz dokumentów, tylko je opisujesz w pozwie. Sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie twierdzeń powoda. Dokumenty będą potrzebne dopiero wtedy, gdy dłużnik wniesie sprzeciw i sprawa trafi do sądu właściwości ogólnej, dlatego zbierz je przed złożeniem pozwu, a nie po sprzeciwie.
Czy zeznania świadków wystarczą przy braku umowy?
W sprawie gospodarczej świadkowie są dowodem pomocniczym. Sąd przesłuchuje ich dopiero wtedy, gdy po wyczerpaniu innych dowodów albo przy ich braku zostały niewyjaśnione fakty istotne dla sprawy (art. 458⁹ Kodeksu postępowania cywilnego). Pracownik, który przyjął zamówienie przez telefon, może zeznawać, ale lepiej, żeby jego słowa potwierdzał choć jeden dokument.
Co zrobić, gdy kontrahent twierdzi, że nic nie zamawiał?
Zbierz dowody wykonania, nie tylko zamówienia: podpis na WZ, zdjęcia z montażu, logi dostępu do wykonanej usługi, korzystanie z towaru. Wezwij kontrahenta do zapłaty z wyliczeniem tych dowodów. Jeśli odbierał świadczenie i milczał, a do tego płacił wcześniej za podobne zlecenia, sąd zwykle uzna, że umowa została zawarta w sposób dorozumiany.
Ile czasu jest na odzyskanie długu bez umowy?
Tyle samo co z umową. Roszczenie z umowy sprzedaży między firmami przedawnia się po dwóch latach, z większości usług po trzech, a termin kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego. Bieg przerywa pozew, wniosek o zawezwanie do próby ugodowej i uznanie długu przez dłużnika, także mail z obietnicą zapłaty.
Sprawdź fakturę, za którą nie ma umowy
Wpisz kwotę i termin płatności. Zobaczysz odsetki, rekompensatę, datę przedawnienia i krok, który warto zrobić teraz.
Sprawdzenie liczy odsetki, rekompensatę i terminy bez zakładania konta. Pisma składasz i wysyłasz sam, DłużnikBiz nie jest kancelarią i nie reprezentuje cię przed sądem.