Odzyskiwanie długów przez firmę windykacyjną albo kancelarię i ile to kosztuje

Firma windykacyjna sprawdza się, gdy dług jest bezsporny, a dłużnik działa i da się go przekonać do zapłaty: płacisz prowizję od tego, co odzyska. Kancelaria jest potrzebna, gdy dłużnik kwestionuje fakturę, sprawa idzie do zwykłego procesu albo trzeba pozwać członków zarządu spółki. Prosty dług z faktury, którego nikt nie podważa, firma może też odzyskać sama w EPU, płacąc tylko opłatę sądową. Poniżej porównujemy te trzy drogi tak, jak porównuje się oferty: kto co może, ile to kosztuje i co z tych kosztów odzyskasz od dłużnika.

Czym różni się firma windykacyjna od kancelarii

Różnica nie leży w nazwie, tylko w tym, kto może być twoim pełnomocnikiem przed sądem. W sprawie cywilnej firmę reprezentuje osoba uprawniona z KRS albo CEIDG, jej pracownik albo pełnomocnik zawodowy, czyli adwokat lub radca prawny (art. 87 Kodeksu postępowania cywilnego). Firma windykacyjna jako taka nie jest na tej liście.

W praktyce oznacza to trzy modele pracy firm windykacyjnych:

• Windykacja polubowna. Telefony, wezwania, wizyty, negocjacja ugody ratalnej. Firma działa w twoim imieniu na podstawie umowy, ale nie idzie z tobą do sądu.
• Windykacja z partnerską kancelarią. Gdy rozmowy nie działają, sprawę przejmuje współpracujący radca prawny albo adwokat. Płacisz wtedy według umowy z firmą, często z dodatkowymi opłatami za etap sądowy.
• Przelew wierzytelności. Firma kupuje dług albo przejmuje go do ściągnięcia i pozywa już we własnym imieniu. Ty dostajesz cenę albo część odzyskanej kwoty, ale tracisz kontrolę nad sprawą.

Kancelaria może prowadzić sprawę od wezwania do egzekucji, w tym reprezentować cię w sądzie i przed komornikiem. Zwykle jest droższa w sprawach drobnych, ale tylko ona poprowadzi spór o jakość towaru, apelację czy pozew przeciwko członkom zarządu.

Firma windykacyjna, kancelaria i sama firma w jednej tabeli

Ile kosztuje firma windykacyjna

Większość firm windykacyjnych pracuje w modelu success fee: płacisz procent od kwoty, którą faktycznie odzyskają. Wysokość prowizji zależy od wieku długu, kwoty, liczby spraw i etapu. Świeża faktura sprzed dwóch miesięcy kosztuje mniej niż dług sprzed dwóch lat. Część firm pobiera opłatę wstępną za przyjęcie sprawy albo stałą opłatę miesięczną przy stałej współpracy.

Zanim podpiszesz umowę, sprawdź w niej trzy rzeczy, o które najczęściej toczą się później spory:

• Od czego liczona jest prowizja. Czy także od wpłat, które dłużnik zrobi bezpośrednio do ciebie, i od kwot zapłaconych w ciągu kilku dni od przekazania sprawy.
• Co dzieje się na etapie sądowym. Kto płaci opłatę od pozwu, zaliczki komornicze i wynagrodzenie partnerskiej kancelarii, i czy prowizja rośnie.
• Jak wycofać sprawę. Czy możesz zakończyć współpracę bez kary umownej, gdy dłużnik zapłaci po twojej rozmowie z nim.

Ile kosztuje kancelaria przy odzyskiwaniu długu

Kancelaria wycenia sprawę ryczałtem za etap (wezwanie, pozew, egzekucja), stawką godzinową albo ryczałtem z premią za odzyskaną kwotę. W prostych sprawach o fakturę spotyka się też pakiety za sprawę w EPU.

Ważna rzecz, o której firmy często zapominają: gdy wygrywasz, sąd zasądza od dłużnika koszty zastępstwa procesowego według stawek minimalnych z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości. Przy sporze o kwotę od 10 000 do 50 000 zł stawka minimalna radcy prawnego albo adwokata wynosi 3 600 zł. Ta kwota trafia do ciebie, jeśli komornik ją ściągnie, więc część honorarium wraca. Firma windykacyjna działająca bez pełnomocnika zawodowego takich kosztów zastępstwa nie wygeneruje.

Co odzyskasz od dłużnika ponad samą fakturę

Bez względu na to, kogo zatrudnisz, przy transakcji handlowej masz prawo do trzech dodatkowych kwot:

1. Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych od dnia po terminie płatności.
2. Rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40 euro przy długu do 5 000 zł, 70 euro przy kwocie powyżej 5 000 i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł (art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Należy się bez wzywania i bez dowodu poniesienia kosztów.
3. Zwrot uzasadnionych kosztów odzyskiwania ponad rekompensatę (art. 10 ust. 2 tej ustawy). Jeśli zapłaciłeś firmie windykacyjnej albo kancelarii więcej niż ryczałt, możesz żądać różnicy od dłużnika, o ile koszty były rozsądne i je udokumentujesz.

Ten trzeci punkt zmienia rachunek. Prowizja windykatora nie musi w całości obciążać twojej marży, jeśli wpiszesz ją do żądania i ją udowodnisz. Ile wynoszą odsetki i rekompensata przy twojej fakturze, policzysz w formularzu na górze tej strony.

Kiedy wybrać firmę windykacyjną

• Masz wiele faktur od różnych odbiorców, każdą na kilka tysięcy złotych, i nie masz w firmie osoby, która by się nimi zajęła.
• Dłużnik działa, wystawia faktury, ma klientów, a problemem jest jego kolejność płatności, nie brak pieniędzy.
• Zależy ci na szybkim kontakcie telefonicznym i negocjacji ugody ratalnej, zanim sprawa trafi do sądu.
• Kontrahent jest za granicą, a firma ma sieć partnerów w jego kraju. Inne drogi opisujemy na stronie o tym, jak wygląda odzyskiwanie długów za granicą.

Kiedy wybrać kancelarię

• Dłużnik kwestionuje fakturę, jakość towaru albo zakres usługi. Nakaz zapłaty i tak skończy się sprzeciwem, a dalej jest zwykły proces.
• Kwota jest duża i zależy ci na zabezpieczeniu roszczenia przed wyrokiem.
• Egzekucja przeciwko spółce z o.o. okazała się bezskuteczna i chcesz pozwać członków zarządu na podstawie art. 299 Kodeksu spółek handlowych. Ten pozew to proces, w którym zarząd broni się aktywnie.
• Dłużnik ogłosił upadłość albo restrukturyzację, a ty musisz zgłosić wierzytelność i pilnować planu podziału. Zasady opisuje poradnik o tym, jak wygląda zgłoszenie wierzytelności w upadłości.

Kiedy wystarczy zrobić to samemu

Gdy faktura jest jedna albo kilka, kontrahent nie podważa długu, ma siedzibę w Polsce, a od terminu płatności nie minęły jeszcze trzy lata, droga bez pośrednika jest krótka. Wysyłasz wezwanie z terminem, składasz pozew w EPU i płacisz czwartą część zwykłej opłaty sądowej, nie mniej niż 30 zł. Po prawomocnym nakazie z klauzulą wykonalności idziesz do komornika.

Ta droga ma jedno ograniczenie: czas osoby, która ją prowadzi, i pilnowanie terminów. Dlatego przed decyzją o zleceniu sprawy warto zobaczyć, na jakim etapie ona jest. Jeśli faktura zbliża się do przedawnienia, nie ma czasu na kilkutygodniowe negocjacje windykatora i lepiej od razu złożyć pozew, który przerywa bieg terminu. Jak liczyć ten termin, opisujemy w poradniku o tym, kiedy następuje przedawnienie faktury między firmami.

Przykład z praktyki

Hurtownia materiałów budowlanych ma 14 niezapłaconych faktur od 9 odbiorców, razem 61 000 zł. Dwanaście faktur jest bezspornych, wystawionych kilka miesięcy temu. Dwie, na 18 500 zł, dotyczą dostawy, którą odbiorca reklamuje.

Rozsądny podział wygląda tak: dwanaście bezspornych faktur trafia do pozwów w EPU prowadzonych przez pracownika działu finansów albo do firmy windykacyjnej, jeśli w firmie brakuje rąk do pracy. Dwie sporne faktury idą do kancelarii, bo i tak skończą się procesem z opinią biegłego. Hurtownia nie płaci prowizji od faktur, które odzyska sama, a kancelaria dostaje tylko sprawy, w których jej praca coś zmienia.

Pytania do zadania przed podpisaniem umowy

1. Kto konkretnie poprowadzi sprawę w sądzie i czy jest radcą prawnym albo adwokatem?
2. Od jakich wpłat liczona jest prowizja i czy obejmuje wpłaty bezpośrednio na mój rachunek?
3. Kto płaci opłatę od pozwu, zaliczki komornicze i tłumaczenia?
4. Komu przypadają zasądzone koszty zastępstwa procesowego?
5. Czy mogę zakończyć współpracę bez kary umownej?
6. Jak często dostanę raport o stanie sprawy i w jakiej formie?

Najważniejsze w pięciu punktach

1. Firma windykacyjna nie reprezentuje cię w sądzie sama, robi to partnerska kancelaria albo firma po przejęciu długu.
2. Prowizja windykatora i honorarium kancelarii to różne modele ryzyka: pierwsza zależy od wyniku, drugie nie.
3. Rekompensata 40, 70 albo 100 euro należy się zawsze, a uzasadnione koszty ponad nią możesz odzyskać od dłużnika.
4. Prosty, bezsporny dług z faktury firma może odzyskać sama w EPU za ułamek kosztów.
5. Przy zbliżającym się przedawnieniu najpierw pozew, potem negocjacje.

Pełną drogę od terminu płatności do komornika opisuje strona windykacja sądowa, a pierwsze kroki po terminie strona o tym, co robić, gdy pojawia się niezapłacona faktura.