Przedawnienie faktury między firmami, jak liczyć koniec roku i jak przerwać bieg

Faktura między firmami przedawnia się po trzech latach, gdy dotyczy usługi albo innego świadczenia związanego z działalnością, i po dwóch latach, gdy dotyczy sprzedaży towaru. Termin liczysz od dnia wymagalności, czyli od dnia po terminie płatności, a jego koniec przesuwasz na 31 grudnia. Bieg przerywa pozew, wniosek do komornika, mediacja albo uznanie długu, nie przerywa go wezwanie. Poniżej liczymy to na przykładach i pokazujemy pułapki.

Cztery kroki liczenia

1. Ustal rodzaj roszczenia. Sprzedaż towarów w zakresie działalności sprzedawcy to dwa lata (art. 554 Kodeksu cywilnego). Usługi, najem, inne umowy handlowe i ogólnie roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej to trzy lata (art. 118 KC). Umowa o dzieło to dwa lata od oddania dzieła albo od dnia, w którym miało być oddane (art. 646 KC).
2. Ustal dzień wymagalności. Przedawnienie liczy się od wymagalności roszczenia (art. 120 § 1 KC). Przy fakturze z terminem płatności przyjmuje się w praktyce dzień następujący po tym terminie.
3. Dodaj dwa albo trzy lata.
4. Przesuń koniec na 31 grudnia tego roku. Zgodnie z art. 118 zdanie drugie KC termin kończy się ostatniego dnia roku kalendarzowego, o ile nie jest krótszy niż dwa lata. Dwa i trzy lata nie są krótsze niż dwa lata, więc reguła końca roku obejmuje oba przypadki.

Przykłady policzone krok po kroku

Zwróć uwagę na czwarty wiersz. Faktura z terminem 31 grudnia 2024 r. staje się wymagalna 1 stycznia 2025 r., więc dwa lata kończą się w 2027 r., a nie w 2026 r. Jeden dzień różnicy w terminie płatności przesuwa koniec przedawnienia o cały rok. Ta sama faktura z terminem 30 grudnia 2024 r. przedawniłaby się 31 grudnia 2026 r.

Usługa czy sprzedaż, czyli dwa czy trzy lata

Najwięcej sporów dotyczy kwalifikacji. Faktura za towar z montażem, za materiały z usługą albo za wykonanie rzeczy na zamówienie może być oceniona jako sprzedaż, dostawa, dzieło albo umowa o roboty budowlane, a każda z tych kwalifikacji ma inne skutki dla przedawnienia. Liczy się treść umowy i to, co faktycznie było głównym świadczeniem, a nie nazwa pozycji na fakturze.

Zasada ostrożności jest prosta: przy wątpliwości przyjmij krótszy termin. Pozew złożony rok za wcześnie niczego nie psuje, pozew złożony dzień za późno przegrywa po zarzucie dłużnika.

Co przerywa bieg przedawnienia

Przerwanie oznacza, że termin biegnie od nowa (art. 124 § 1 KC). Art. 123 § 1 KC wymienia trzy grupy zdarzeń.

• Czynność przed sądem albo komornikiem przedsięwzięta bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia albo zabezpieczenia roszczenia: pozew, także w EPU, wniosek o zabezpieczenie, wniosek egzekucyjny, zawezwanie do próby ugodowej. Gdy przerwę spowodowała taka czynność, nowy bieg zaczyna się dopiero po zakończeniu postępowania (art. 124 § 2 KC).
• Uznanie roszczenia przez dłużnika. Może być właściwe, czyli wyraźne oświadczenie, jak podpisana ugoda albo potwierdzenie salda, albo niewłaściwe, wynikające z zachowania, jak prośba o rozłożenie na raty czy częściowa wpłata z tytułem wskazującym fakturę.
• Wszczęcie mediacji.

Co tylko wygląda na przerwanie

• Wezwanie do zapłaty, przypomnienie, telefon, rozmowa. Nie przerywają biegu, choć są potrzebne z innych powodów, na przykład jako informacja o próbie ugody w pozwie.
• Pozew zwrócony z powodu braków. Pismo zwrócone nie wywołuje skutków, jakie ustawa wiąże z jego wniesieniem (art. 130 § 2 KPC). Jeśli pozew złożony w grudniu wróci w styczniu, przedawnienie mogło już nastąpić.
• Przekazanie sprawy firmie windykacyjnej albo wpisanie dłużnika do jakiejkolwiek bazy.
• Powtarzane zawezwania do próby ugodowej bez realnej woli porozumienia. Sądy uznają je czasem za nadużycie, które przerwania nie powoduje.

Jak zachować skutki pozwu w EPU

Pozew w elektronicznym postępowaniu upominawczym przerywa przedawnienie tak samo jak zwykły. Gdy dłużnik wniesie sprzeciw, nakaz traci moc, a postępowanie elektroniczne zostaje umorzone. Skutki pierwszego pozwu, w tym przerwanie przedawnienia, zostają zachowane, jeśli w terminie trzech miesięcy wskazanym w przepisach o EPU wniesiesz pozew do sądu właściwego według przepisów ogólnych. Przegapienie tego terminu przy fakturze, której zostało niewiele czasu, może oznaczać utratę roszczenia.

Pamiętaj też, że w EPU dochodzi się tylko roszczeń wymagalnych w ciągu trzech lat przed dniem wniesienia pozwu. To osobny limit, liczony bez reguły końca roku.

Po prawomocnym nakazie zegar zaczyna się od nowa

Gdy należność potwierdzi prawomocny wyrok, nakaz albo ugoda zawarta przed sądem, termin przedawnienia wydłuża się do sześciu lat (art. 125 § 1 KC). Gdy orzeczenie obejmuje świadczenia okresowe należne w przyszłości, dla nich obowiązuje termin trzyletni. Każdy wniosek egzekucyjny ten bieg przerywa. Sposób stosowania reguły końca roku do art. 125 bywa oceniany różnie, więc bezpieczniej liczyć sześć lat od uprawomocnienia.

Skutek upływu terminu

Kiedy termin minie, dłużnik może odmówić zapłaty, powołując się na przedawnienie, o ile wcześniej się tego zarzutu nie zrzekł (art. 117 § 2 KC). W sporze między firmami sąd nie bierze przedawnienia pod uwagę z urzędu, to dłużnik musi podnieść zarzut. Dobrowolna zapłata długu przedawnionego jest skuteczna. Terminów przedawnienia nie da się skrócić ani wydłużyć umową (art. 119 KC).

Przedawnienie przy sprzedaży wierzytelności i w upadłości

Sprzedaż wierzytelności nie zatrzymuje zegara. Nabywca wchodzi w miejsce zbywcy z całym dotychczasowym biegiem przedawnienia, a dłużnik zachowuje wobec nabywcy obronę, jaką miał wobec poprzedniego wierzyciela w dniu, w którym dowiedział się o przelewie (art. 513 KC), łącznie z zarzutem przedawnienia. Kupujący wierzytelność sprawdza więc datę przedawnienia jako jedną z pierwszych rzeczy, a im bliżej końca terminu, tym niższa cena.

Zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym jest czynnością przed sądem podjętą w celu dochodzenia roszczenia i według przeważającego poglądu przerywa bieg przedawnienia. Termin na zgłoszenie, 30 dni od obwieszczenia, jest jednak dużo krótszy niż przedawnienie i to on decyduje o tym, czy wierzyciel weźmie udział w podziale.

Dlaczego reguła końca roku pomaga i szkodzi

Reguła końca roku daje wierzycielowi dodatkowe miesiące, czasem prawie cały rok. Faktura z terminem w styczniu przedawnia się dopiero w grudniu. Jednocześnie sprawia, że ogromna liczba roszczeń przedawnia się tego samego dnia, 31 grudnia, a pozwy z całego kraju trafiają do sądów w ostatnich tygodniach roku. Przy takim natłoku każdy błąd formalny jest groźniejszy. Najbezpieczniej przyjąć własny termin wewnętrzny, na przykład 31 października roku przedawnienia, i traktować go jak ostateczny.

Kompensata i rozliczenie wzajemne

Gdy strony mają wobec siebie wzajemne należności i jedna z nich składa oświadczenie o potrąceniu, obie wierzytelności umarzają się do wysokości niższej. Oświadczenie o potrąceniu złożone przez dłużnika, który wskazuje twoją fakturę jako potrącaną, bywa traktowane jako uznanie długu w niepotrąconej części. Porozumienie kompensacyjne podpisane przez obie strony, w którym dłużnik potwierdza saldo na twoją korzyść, jest uznaniem wprost.

Potwierdzenie salda jako narzędzie

Wiele firm wysyła kontrahentom na koniec roku potwierdzenie salda na potrzeby badania sprawozdania finansowego. Podpisane i odesłane przez dłużnika potwierdzenie salda, które obejmuje zaległą fakturę, jest uznaniem długu i przerywa bieg przedawnienia. To jeden z najtańszych sposobów zabezpieczenia się przed końcem terminu, pod warunkiem że potwierdzenie podpisze osoba uprawniona po stronie dłużnika, a ty zachowasz jego oryginał albo skan z korespondencją.

Lista kontrolna dla działu finansów

1. Każdej fakturze po terminie przypisz rodzaj roszczenia i datę wymagalności.
2. Policz koniec przedawnienia i datę ostatniego bezpiecznego pozwu, z zapasem co najmniej dwóch miesięcy.
3. Zachowuj każde potwierdzenie salda, porozumienie, prośbę o raty i wpłatę z tytułem, bo mogą być uznaniem.
4. Nie składaj pierwszego pozwu w ostatnich dniach grudnia.
5. Po sprzeciwie w EPU zapisz termin trzech miesięcy na nowy pozew.
6. Po nakazie zapisz sześć lat i wracaj do komornika, gdy u dłużnika pojawi się majątek.

Wpisz te daty do kalendarza firmy z zapasem kilku tygodni. Krótsze omówienie zasad znajdziesz na stronie o tym, jak działa przedawnienie faktury, a gdy czas się kończy, przejdź do tego, jak złożyć pozew w EPU. Jeśli dopiero zaczynasz, przeczytaj, co robić, gdy pojawia się niezapłacona faktura.